Авиабилеты онлайн
<a href="https://www.instaforex.com/ru/">Форекс портал</a>

Каких стоит придерживаться правил при деловой переписке

18-07-2016, 14:23
3580
На дворе 21 век написание писем от руки ушло в прошлое столетие, сегодня отправить письмо не составляет большого труда. Главный смысл составления сообщения - это правильно, грамотно выложить свою мысль в тексте без всякого пафоса. Чтоб адресат ответил вам на какой-либо запрос нужно тщательно подготовиться к написанию текста. Итак, для начала рассмотрим, какие виды переписки существуют;

Дипломатическая - этот вид переписки осуществляет совокупность корреспонденции и документации. Такая переписка может задевать важные вопросы и проблемы. С помощью такой переписки могут заключаться договоры или сделки между странами и государствами. В состав могут входить письма содержащие просьбы или текст, имеющий информационный характер.

Административная - переписка между органами власти; между руководящих органов и исполнителей учреждений или предприятий.

Деловая - переписка содержит полуофициальный характер и захватывает общение между фирмами или иными не большими учреждениями.

В нашей статье мы сделаем предпочтение к третьей группе. Речь у нас пойдет о правилах деловой переписки, мы углубимся и выясним все тонкости общения.

По-другому деловую переписку называют коммерческой. Она несет полуофициальный характер между каким-либо предприятием или фирмой. Если в старые времена ответ люди ждали неделями, то сейчас получить результат стало намного удобнее и быстрее.

Виды отправки писем:

- Почтовое отделение.

- Различные электронные почты.

- Факсовые сообщения.

Общение с помощью писем видоизменилось, по почте России отправлять стало деловые письма не актуально, слишком долго. А вот факс и личные электронные почты процветают.

Какие проблемы решает переписка делового направления?

Письма делового общения делятся на: коммерческие и экономические. С помощью экономических посланий решаются проблемы организационных правовых вопросов, а коммерческие управляют запросами, офертами и рекламацией. Легко устраняют проблемы в сфере услуг продаж, товаров или снабжения.

Существуют обращения, которые требуют срочного ответа на письмо. Также есть такие, которые не нуждаются в ответном сообщении (квитанции).
Деловые письма могут иметь одного конкретного адресата или наоборот большое количество адресатов. Делятся на две подгруппы: обычные письма и циркулярные.

Не будем отходить от интересующей вас темы. Перечислим, как по содержанию должно выглядеть письмо, направленное в адрес адресата по производству.

· Тема. Если тема будет написана не по делу и без смысла, получатель не захочет обращать внимание на ваше письмо и скорее всего, просто удалит. В теме надо указывать суть вопроса, коротко и понятным языком. Дорожите своим временем и временем получателя.

· Приветствие. В начале поприветствуйте читателя вашего письма, не надо сразу вываливать кучей ваше сообщение. Обратиться можно по имени, отчеству, просто по имени или «Добрый день» или «Здравствуйте».

· Вступление сообщения. Коротко и понятно расскажите о себе. Чтоб получатель немного понимал, с кем общается. Опишите кратко, о чем пойдет ниже разговор.

· Суть. Тело самого письма. Укажите вопрос своего обращения в короткой форме по делу. Не усложняйте свое письмо трудными словами или терминами. Письмо должно быть грамотным и в тоже время легко читаемое.

· Заключение. В конце текста подвести итог вашего письма. Не забывайте попрощаться. Указать дату, подпись. Оставить свои полные координаты для обратной связи с вами.

Важные моменты: не обращаетесь в письмах делового характера на «ты», это будет расцениваться как неуважение к человеку, который получит от вас письмо. Не предусмотрено расположение шуток и смайликов, только четко грамотное письмо. Грубая ошибка в деловом этикете - сокращение слов. Это вам не конспект чтоб делать сокращения в словах. Возможны прикрепления файлов, презентаций, если это уместно. Лишний мусор будет портить содержание письма.

Люди, у которых каждая минута на счету не имеют времени копаться в куче не правильных писем. Если вы желаете достичь положительного ответа на ваше деловое предложение, правильно сформулируйте и ответственно подойдите к этому делу. Соблюдайте, правила деловой переписки и поверьте, результатом вы останетесь довольны. Ведь этикет и уважение ни кто не отменял, даже в письменной форме.
Еще по теме:
Бизнес-портал BasInform представляет вашему вниманию самые свежие материалы от профессионалов своего дела! Копирование материалов запрещено. Made by trololo 2013-2016© Карта сайта

Яндекс.Метрика